Każda rekrutacja musi być przeprowadzana, oprócz metod według jakich jest prowadzona, w zgodzie z przepisami prawa.
Taką umową, którą ma moc prawa jest umowa o pracę, stanowiąca dowód zatrudnienia dla obu stron: organizacji i pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik, który jest aktem obowiązującym obie strony pracownik ma szereg praw i obowiązków.
Najważniejsze z praw pracownika do niezbywalne prawo do otrzymywania za wykonaną pracę, w określonym umową zakresie wynagrodzenia.
Kodeks Pracy reguluje, w artykułach i paragrafach bezpośrednio związanych z zatrudnianiem personelu, podpisywaniem umów i innych wymogów prawnych i proceduralnych:
„Art. 22 [Nawiązanie stosunku pracy] §1 Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”
W tym miejscu widać, zarówno wagę procesu zatrudniania, czyli rekrutacji pracownika, jak i obowiązki stron w tym przypadku opisane szczegółowo. Widoczna jest również rola zarządzania zasobami ludzkimi „(…) na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem (…)”.
Z kolei w artykule 26 Kodeks Pracy mówi:
„Art. 26 [Termin nawiązania stosunku pracy] Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy”
Klauzule zawarte w umowie o pracę powinny być sformułowane w sposób jasny i precyzyjny, o czym mówi artykuł 29 Kodeksu Pracy:
„Art. 29 [Forma i treść umowy] §1. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, z wyraźnym określeniem rodzaju i warunków umowy, a w szczególności powinna określać:
1) rodzaj pracy i miejsce jej wykonania oraz termin rozpoczęcia pracy,
2) wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy”
Pracownik zobowiązany jest do zachowania tajemnicy służbowej, zabronione jest przekazywanie osobom postronnym wiedzy na temat organizacji, bez wyraźnego polecenia kierownictwa.
W umowie o pracę może być zawarta również klauzula o zakazie konkurencji, po ewentualnym ustaniu stosunku pracy, wygląda ona następująco, że firma w zamian za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej, po ustaniu stosunku o pracę, przez ściśle określony czas płaci byłemu pracownikowi określoną sumę pieniężną. Jest to jednak rzadko stosowane.
Stosunki pomiędzy pracodawcą (a nie zakładem pracy, gdyż to pojęcie znosi Kodeks Pracy) regulowane mogą być, w przypadku zakładów zatrudniających co najmniej 5 pracowników (wymóg obowiązkowy – Kodeks Pracy) przez Regulamin Wynagradzania. Regulamin Wynagradzania określa wszelki podstawowe fakty dotyczące:
– zatrudniania,
– wynagradzania,
– wysokości wynagrodzeń – płacy zasadniczej,
– taryfikacji stanowisk pracy,
– wysokości i rodzaju przyznawanych premii,
– dodatkowych składników wynagrodzenia (dodatków funkcyjnych, dodatków z tytułu wysługi lat),
– trybu nagradzania i karania pracowników,
– okoliczności wypłaty świadczeń pracowniczych,
– okoliczności i trybu wypłacania odpraw pracowniczych,
– okoliczności i trybu przyznawania odpraw pośmiertnych,
– trybu odwoływania się od decyzji powstających na podstawie Regulaminu,
– innych ważnych informacji na temat organizacji.
Zasadą „a priori” jest nadrzędność przepisów prawa i Kodeksu Pracy nad Regulaminem Wynagradzania, oraz na Umową o Pracę.
Regulamin Wynagradzania, jego struktura i forma, oraz zawarte w nim przepisy powinny odzwierciedlać rzeczywistą specyfikę danej organizacji, to znaczy zawierać odwołania do istniejącej struktury organizacyjnej, kultury organizacyjnej.
Opracowanie Regulaminu tylko na papierze mija się zupełnie z celem i źle świadczy o organizacji w ten sposób postępującej, gdyż kolejną jego funkcją może być funkcja motywująca, poprzez pokazanie zatrudnionym pracownikom, że jest sprawiedliwie stosowany wobec wszystkich.
Ukoronowaniem Regulaminu Wynagradzania jest zawsze jego stosowanie na co dzień, szczególnie przy zawieraniu umów o pracę, z nowymi pracownikami, gdyż zanim nastąpi jej podpisanie muszą zapoznać się z jego założeniami i je zaakceptować.
Przykładowy wzór umowy o pracę przedstawia Załącznik Nr 2 [do niniejszej pracy magisterskiej].
W organizacjach ważna jest też kwestia kto może przeprowadzać proces rekrutacji i przyjmowania personelu, tak aby było to powszechnie wiadome.
Ma to znaczenie prawne, gdyż tylko osoba upoważniona może takiego, prawnego przecież aktu dokonać w imieniu organizacji.